Le scritture contabili dell'impresa debitrice possono essere usate come prova contro di lei

Chi aspetta un pagamento da un'altra impresa deve spesso dimostrare che il credito esiste. Una regola del Codice civile, l'art. 2709, riguarda proprio il valore come prova dei documenti contabili tenuti dall'impresa. È una norma breve, ma utile da conoscere per chi vende beni o presta servizi a imprese.

Il testo dice che i libri e le altre scritture contabili delle imprese soggette a registrazione «fanno prova contro l'imprenditore». Per libri e scritture contabili si intendono i registri e i documenti in cui l'impresa annota le proprie operazioni: acquisti, vendite, debiti, crediti, pagamenti. Per imprese soggette a registrazione si intendono quelle per cui la legge prevede l'obbligo di registrazione; la norma vale per queste e non per qualunque soggetto.

Fare prova contro l'imprenditore significa che quanto l'impresa ha scritto nella propria contabilità può essere usato a suo sfavore. L'idea di fondo è semplice: se un'impresa annota nei propri registri di dover pagare una certa somma a un fornitore, quell'annotazione è un elemento che il fornitore può far valere per dimostrare il credito. In pratica, l'impresa si trova di fronte a ciò che lei stessa ha registrato.

Per il creditore questo vuol dire che, in una contestazione sul pagamento, le scritture contabili del debitore possono diventare una fonte di prova importante. Può essere utile soprattutto quando mancano altri documenti chiari, per esempio un contratto scritto o una conferma d'ordine firmata, ma il debito risulta comunque registrato dall'impresa debitrice.

La seconda frase della norma pone però un limite preciso: chi vuole trarre vantaggio dalle scritture contabili «non puo' scinderne il contenuto». Scindere vuol dire separare, dividere. Il creditore non può quindi scegliere solo le annotazioni che gli fanno comodo e ignorare le altre. Se nei libri dell'impresa compare il debito, ma compare anche un pagamento già fatto, un acconto o un'altra voce che riduce quanto dovuto, il creditore deve prendere in considerazione anche queste parti. La contabilità va letta nel suo insieme.

Questo principio ha conseguenze pratiche. Prima di basare la propria richiesta sui registri del debitore, il creditore dovrebbe verificare che il quadro complessivo che ne emerge sia davvero favorevole. Se le scritture riportano il debito ma anche versamenti o voci che il creditore contesta, invocarle come prova significa accettarne l'intero contenuto, con il rischio di vedere ridotto l'importo dimostrato.

Va anche notato ciò che la norma non dice. L'art. 2709 regola il valore delle scritture contabili come prova contro l'imprenditore che le tiene; non stabilisce in questo testo come il creditore possa ottenerne la visione, né quale peso abbiano quelle stesse scritture a favore dell'imprenditore. Sono aspetti che non si ricavano da questo articolo.

In ogni caso, il valore concreto delle scritture contabili in una controversia dipende dalle circostanze: da come sono tenute, da cosa vi è annotato e dagli altri elementi disponibili. Per questo ogni situazione va valutata nel concreto, tenendo presente che la norma offre al creditore uno strumento di prova, non un risultato scontato.